- Son seis las funcionalidades que Carvajal Tecnología y Servicios recomienda tener en cuenta en el proceso de validación de las facturas electrónicas.
- Si las e-facturas no cumplen con los requisitos de las disposiciones vigentes, recibirán fuertes sanciones por parte del SAT.
Actualmente la facturación electrónica es una realidad, cuya efectividad hace impensable que tenga vuelta atrás; de hecho, con el objeto de ir ampliando esta modalidad, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) anunció hace unos meses que a partir de 2014 todos los contribuyentes que trabajan bajo el esquema de Comprobante Fiscal Digital (CFD) deberán usar la modalidad de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para emitir sus facturas electrónicas.
Del mismo modo, desde el 2014 los contribuyentes que perciban ingresos sobre los 250 mil pesos anuales tendrán que manejar el CFDI para emitir sus facturas. Aquellos que reciban ingresos inferiores a esa cantidad podrán continuar usando facturas impresas con código bidimensional (CBB), aunque el camino que se ha ido trazando apunta a que en algunos años existirá un esquema de facturación electrónica extendido para todos.
De acuerdo con el SAT, desde el 5 de enero de 2005 hasta el 31 de julio de 2013 en México hay 222,610 contribuyentes en el esquema de CFD, de los cuales 82,255 son personas físicas y 140,355 personas morales. Hasta esa fecha, en el país se habían emitido 6,446,729,109 Comprobantes Fiscales Digitales.
En cuanto a CFDI, el SAT indica que de enero de 2011 al 31 de julio de 2013 hay 681,356 contribuyentes bajo el esquema de Comprobante Fiscal Digital por Internet. De ellos, 449,991 son personas físicas y 231,365 personas morales. Asimismo, desde el inicio de su implementación al último día del mes de julio de 2013 se han emitido 1,439,427,546 Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.
Ante tal cantidad de contribuyentes de todos los tamaños, es indiscutible que se manejen cifras multimillonarias de dinero que representan un enorme riesgo en el caso de fraudes o incluso de errores; de ahí la importancia de los Proveedores Autorizados de Certificados, también conocidos como PAC, que cuentan con la autorización del SAT para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignándoles folio y sello digital a las facturas.
Clave: La recepción de Facturas Electrónicas
La recepción de facturas electrónicas por parte de las empresas es un tema muy delicado, pues deben cerciorarse de que las facturas recibidas cumplan con los requisitos fiscales vigentes. En caso de percibir facturas apócrifas y remitirlas así al SAT, tanto personas físicas como morales podrían incurrir en un delito severo fuertemente penalizado por las autoridades, como:
- Prisión de 3 meses a 2 años, cuando el monto de lo defraudado no exceda de 1,221,950 pesos.
- Prisión de 2 a 5 años cuando el monto de lo defraudado exceda de 1,221,950 pesos pero no de 1,832,920 pesos.
- Prisión de 3 a 9 años cuando el monto de lo defraudado fuere mayor de 1,832,920 pesos.
- Cuando no se pueda determinar la cuantía de lo que se defraudó, la pena será de 3 meses a 6 años de prisión.
Carvajal Tecnología y Servicios recomienda a las empresas que reconozcan las facultades de validación de CFDI de los PAC haciendo uso de sus soluciones de receptoría de facturas electrónicas, ya que este proceso de revisión meticulosa se deja en manos de los expertos avalados por el SAT y requiere menos recursos de tiempo, dinero y personal de esta manera, que si se realiza in-house.
Validar meticulosamente
Aunque la facturación electrónica puede traer riesgos de fraude, ahora es más fácil detectarlos y efectuar validaciones previas que impidan que la operación fraudulenta se concrete. «En la receptoría de CFDIs, se debe contar con un sistema y una organización de respaldo y soporte que posibilite la recepción de comprobantes 100% confiables, que además trabaje con rapidez y eficacia en la validación, así como otro tipo de funcionalidades. Esto dará seguridad a la empresa para sus procesos tributarios y comerciales», señaló Enrique Gómez Moya, director general de Carvajal Tecnología y Servicios, empresa integrante de la Asociación Mexicana de Proveedores Autorizados de Certificación (AMEXIPAC), cuyas soluciones orientadas a la facturación electrónica cuentan con el aval del SAT.
La recepción de facturas electrónicas para ser totalmente confiable debe contar con las siguientes funcionalidades:
- Recepción automatizada de CFDI y adjuntos a través de diversos canales de comunicación (correo, extranet, intranet, entre otros).
- Validación de datos fiscales y de negocio del proveedor.
- Utilización de una addenda personalizada, es decir, la inclusión de datos adicionales en el XML no regulados por el SAT pero requeridos por el cliente a facturar, como datos comerciales como códigos de barras y número de pedido.
- Posibilidad de consultar comprobantes en XML y PDF en línea.
- Integración de los comprobantes a cualquier Sistemas ERP.
- Emisión automática de respuesta sobre aprobación o rechazo a los proveedores.
Operación eficiente de un sistema para CFDI
Para garantizar la seguridad en el proceso de manera eficiente, inicialmente el proveedor genera su factura electrónica con cualquier solución; dicha factura se entrega al cliente por el medio que éste haya definido (portal web, FTP, web service, entre otros.).
En seguida, a través de la nube se recibe el comprobante y es en esta fase cuando se efectúan las validaciones fiscales. Posteriormente, en el caso de que el receptor haya definido una addenda (datos comerciales del CFDI), también se realizan las validaciones de su estructura. Si el receptor definió alguna revisión específica del negocio como, por ejemplo, comparar el valor de la factura contra el de la orden de compra, esta también se realiza.
En el caso de que se detecte algún error fiscal o incumplimiento de algún requisito comercial exigido por el receptor, se notificará la respuesta al emisor a través del portal web (si lo usó para cargar) o a través de un correo electrónico. Es importante resaltar que el receptor sólo recibirá la factura cuando esta sea válida.
“Trabajando de esta forma se asegura el máximo de mitigación de errores al momento de la recepción de facturas electrónicas y con ello prácticamente se anula cualquier posibilidad de fraude o de generación de facturas apócrifas. No hay vuelta atrás para la era digital de la tributación en México, la cual más bien es una excelente oportunidad para que empresas de todos los tamaños incrementen su competitividad y reduzcan sus costos”, aseguró Gómez Moya.
