*Microsip, es una empresa líder en el norte del país, fabricante de soluciones administrativas para las PyMEs
Por: Germán Madero,
Director Comercial de Microsip
México D.F. a 25 de Agosto 2011 – De acuerdo a información proporcionada por el SAT, al primer semestre
de 2011, poco más de 245,000 contribuyentes en el país habían implementado en sus negocios el uso
de la factura electrónica. Esta cifra sería mucho menor, si no se hubiera decretado el año pasado la
obligatoriedad del uso de la informática para generar comprobantes fiscales digitales, en sustitución de las
tradicionales facturas impresas.
Si bien la obligación del uso de la tecnología ayuda a la autoridad fiscal a realizar su labor recaudatoria,
es importante conocer los beneficios que su utilización trae al contribuyente. Nadie podrá negar que es
más fácil enviar unos cuantos correos electrónicos internos en la empresa, que repartir copias de distintos
colores a los departamentos involucrados, como: almacén, crédito, contabilidad, auditoría, etc. con el
consabido trabajo de clasificar por consecutivo, por fecha o por cliente; archivar y guardar en cajas
de «archivo muerto» dichos documentos en cada sección de la empresa. Todo esto se hacía para cumplir
fiscalmente, y en no pocos casos, para poder realizar heroicas búsquedas de documentos elaborados meses
o años atrás.
El registro contable de los documentos en forma electrónica, evita la duplicidad de capturas y por ende
elimina los errores de digitación o distracción de los empleados, ya que la información es manipulada en
archivos estrictamente depurados.
La obligación fiscal consiste en guardar los comprobantes que reflejan la actividad de las empresas en un
archivo de acceso electrónico auditable, y hacer el envío por correo electrónico a sus destinatarios en un
formato con requerimientos específicos. Es aquí, una vez fuera de la empresa, donde el uso de la factura
electrónica es todavía más justificable. Los costos de mensajería, propia o comercial, correo certificado,
sobres, empaques, etiquetas, rotulaciones y demás accesorios, se eliminan totalmente. Y qué decir ante el
extravío de alguna factura impresa. Se tiene que generar una copia «fiel», con sellos de la empresa y firmas
de varias personas; luego, el contador tiene que darle un manejo especial.
Una característica importante de los comprobantes fiscales digitales o CFDs, como se les llama en el
medio, es que se pueden imprimir, y tantas veces como se requiera para la tranquilidad de aquellos
destinatarios que se encuentran todavía en una etapa medio incrédula o de transición, o bien que siguen
todavía con la política de «papelito manda», y desean continuar ocupando a su personal en labores de
archivo.
Lo que definitivamente es un hecho, es que cuando recibimos la representación impresa de una factura
electrónica, con todas esas sofisticaciones como la hora exacta de la impresión, certificados y sellos
digitales, y una línea ilegible de caracteres que se denomina «cadena original», tenemos en las manos un
comprobante que nos asegura la posesión legal de lo que estamos comprando, y nos quedamos con una
excelente imagen del emisor.
