Organizaciones con prácticas inmaduras pagan hasta 10 veces más que aquellas con prácticas maduras
Informe de IT Policy Compliance Group Revela Importantes Variaciones de Costos Basadas en el Nivel de Madurez de las Prácticas Legales de las Organizaciones
Organizaciones con prácticas inmaduras pagan hasta 10 veces más que aquellas con prácticas maduras
CUPERTINO, California. – 8 de septiembre de 2008 – El IT Policy Compliance Group (ITPCG) dio a conocer hoy su más reciente informe sobre estándares de desempeño titulado “Mejorando los Resultados de la Custodia Legal de la Información”. Con base en entrevistas realizadas a 235 organizaciones en todo mundo, el estudio revela que los costos asociados con la retención o cuidado legal de la información varían considerablemente, dependiendo del tamaño de la organización y la madurez de sus prácticas de custodia legal. Las retenciones legales de información comienzan cuando una organización conoce o se anticipa al litigio y la investigación regulatoria.
El costo promedio del resguardo legal de datos para las grandes empresas con prácticas normativas se ubica entre los USD $500,000 y los USD $9 millones de dólares, cabe mencionar que aquellas empresas con prácticas inmaduras reportaron en este sentido gastos entre USD $1.5 millones y más de USD $28 millones de dólares anuales. En contraste, las organizaciones con prácticas de retenciones legales más maduras generaron costos entre USD $120,000 y USD $2.6 millones de dólares anuales. Así, la investigación del ITPCG revela que aquellas compañías que cuentan con las prácticas más inmaduras, independientemente de su tamaño, están incurriendo en gastos 10 veces mayores que aquellas compañías con prácticas más maduras.
“El resultado interesante y, tal vez lógico, es que las organizaciones que están respondiendo con más rapidez a los requerimientos legales relacionados con la información, son las mismas organizaciones que tienen los procesos y procedimientos más maduros de punto a punto para sustentar los resultados de cumplimiento de las reglamentaciones y proteger la información confidencial de los clientes”, dijo Jim Hurley, Director de ITPCG y Gerente Principal de Investigación en Symantec.
El estudio también destaca que la cantidad de información sujeta a requerimientos legales, conocida también como Información Almacenada Electrónicamente (ESI) representa entre 50 y 70 por ciento de los datos en las grandes empresas, entre 35 y 50 por ciento en las medianas y entre 20 y 35 por ciento en las pequeñas. Pero mientras que los mayores niveles de ESI significan mayor confianza en la accesibilidad, integridad y precisión de los datos, esta ventaja solo puede ser aprovechada para responder a las solicitudes legales cuando los datos están clasificados para una búsqueda rápida, protección, conservación y producción.
“Como lo muestra el reporte, la adecuada gobernabilidad de las TI —incluyendo la gobernabilidad de datos, así como políticas y procedimientos actualizados— permite a una empresa cumplir con su responsabilidad legal de forma minuciosa y eficaz. Actividades importantes de gobernabilidad permiten a los ejecutivos aprovechar las TI como ventaja óptima, reducir los riesgos y aumentar la confianza en la información ofrecida por las TI, lo que es crucial ya que el informe señala que los departamentos de TI actualmente dedican tiempo significativo a responder requerimientos legales”, dijo Everett Johnson, contador público certificado y ex Presidente Internacional de la Asociación de Auditoría y Control de Sistemas de Información (ISACA).
Los abogados entrevistados para este informe indican que las notificaciones legales de los tribunales representan solo una pequeña porción del número total de solicitudes legales de datos para iniciar un proceso legal. Este estudio, complementado por numerosos debates con diversos abogados, incluye las respuestas más destacadas sobre las decisiones estratégicas que las empresas deben tomar para mejorar los resultados, reducir los costos, gastos jurídicos e internos con el fin de encontrar, producir y proteger la información que relacionada con requerimientos o demandas legales.
Entre las prácticas específicas de TI que están mejorando los resultados y reduciendo los costos para las organizaciones son:
* Identificar las brechas en controles procedimentales y técnicos
* Convertir la información a formatos electrónicos
* Inventariar y clasificar los datos para una búsqueda rápida
* Incrementar la frecuencia de monitoreos y mediciones
* Corregir las brechas en los controles técnicos y de procedimientos
* Actualizar las políticas y procedimientos
En términos de TI, las tecnologías más útiles identificadas que mejoran los resultados con los costos más bajos son:
* Copias de respaldo y archivo
* Herramientas de captura y conversión de datos
* Herramientas de clasificación de registros y datos
* Herramientas de conservación y destrucción de registros
* Herramientas de capacitación y educación de empleados
