Therese CooneyTherese Cooney

Las empresas y sus colaboradores se enfrentan a nuevos retos en su desarrollo profesional como la disminución de horas productivas, debido a las dinámicas actuales de las grandes ciudades donde factores como el tráfico o la reducción de espacios de oficina hacen que el trabajo remoto o los esquemas de home office sean alternativas atractivas para todos.

Por Therese Cooney, Executive Director Client Solutions for Latin America Dell Inc.

El mundo vive un franco proceso de transformación y las organizaciones requieren de la tecnología adecuada para proveer a sus colaboradores de las herramientas necesarias para trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento.

A través del trabajo de todo tipo de empresas con una gran diversidad de clientes y colaboradores a nivel global, se han identificado cinco perfiles de usuario dentro de las compañías.

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Las empresas deben plantearse un objetivo primordial encaminado a identificar las necesidades de tecnología de sus empleados para guiarlos en su elección de dispositivos y en desarrollar prácticas adecuadas a sus distintos perfiles profesionales en armonía con la dinámica de negocios de cada compañía. Sólo así podrán hablar de una fuerza de trabajo lista para el futuro.

El espacio de trabajo en la actualidad
Anteriormente los empleados tenían que adaptarse a sus espacios de trabajo, actualmente las empresas son las que tienen que adaptar sus lugares de trabajo a los estilos y necesidades de sus colaboradores para que puedan alcanzar sus objetivos.

El espacio de colaboración moderno está en una etapa de transición sin precedente alguno. Las compañías están ajustándose a los requerimientos móviles de sus fuerzas laborales para incrementar la productividad y proporcionar ambientes más favorables que contribuyan a mejorar la calidad de vida de todos.

De acuerdo con el estudio Evolving Workforce Survey , 97% de los empleados pasan al menos parte de su tiempo en la oficina de sus empleadores. En promedio, en mercados desarrollados pasan más horas a la semana (32 horas) que en los mercados emergentes (26 horas). Este mismo estudio señala que 35% de los profesionales a nivel global dicen trabajar al menos un promedio de 2 horas a la semana en lugares públicos.

Estos datos son un indicador preciso de la manera en que las empresas y sus colaboradores a nivel global están cambiando hábitos y prácticas de trabajo cotidiano con el objetivo de incrementar la productividad, acabar con el hacinamiento en las oficinas y proporcionar a los empleados una mejor calidad de vida.

La productividad en la oficina y en el hogar
Los espacios de trabajo en las compañías también están en transformación y según el informe, actualmente hay 59% menos espacio disponible por empleado que hace diez años, 53% de las oficinas utilizan planos de piso abierto, 38% de los planos de piso de las oficinas a nivel global están en formatos tradicionales de oficinas y cubículos, 25% son planos de piso completamente abiertos con pocas fronteras o pocas barreras entre los empleados, y 28% tienen una combinación de planos de piso de oficina tradicional y espacios abiertos.

Sin embargo, 52% de las personas creen que el trabajo en casa permite la misma o mayor productividad que el trabajo en la oficina y de acuerdo al estudio, de las personas que trabajan desde casa 40% maneja menos, 30% duerme más y 46% sienten menos estrés. Entre las desventajas que señalan referentes a esta forma de trabajo, 20% indicaron que hacen menos ejercicio y 38% indicaron que consumen más refrigerios. Además, 72% de los trabajadores perciben el trabajo desde casa como un beneficio extra, mientras que 28% esperan que sus empleadores ofrezcan la facilidad de trabajar desde casa.

La tecnología es la clave para el bienestar de los empleados
La tecnología y la ubicación son dos factores fundamentales para desarrollar las actividades laborales con efectividad. En la actualidad los profesionales utilizan una gran diversidad de dispositivos para ejecutar distintas tareas a lo largo de su día, por lo que es cada vez más frecuente encontrar empleados que usan dos o tres dispositivos, entre los cuales los principales son notebooks, smartphones y tablets.

Dependiendo del nivel de movilidad del perfil de cada empleado, incrementa el nivel de atención que la empresa debe tener para proporcionar la herramienta correcta a cada colaborador. Forrester, una de las firmas más influyentes en investigación y consultoría de tecnología y negocios a nivel global, indicó en su Reporte de Predicciones para 2016 que aumentarán los debates respecto a los estilos de trabajo flexibles y la tendencia BYOD (Bring Your Own Device), y destaca que en los últimos cuatro años ha incrementado por lo menos 60% el número de empleados que trabajan fuera de la oficina o de manera remota.

Otro dato importante arrojado por este estudio señala que al menos una cuarta parte de los empleados que trabajan al menos una vez por semana desde casa, sienten que serían más productivos en su trabajo si siempre lo hicieran desde sus hogares.

Por otro lado, el estudio Evolving Workforce Research señala que para 41% de los empleados en países desarrollados y para 82% de usuarios en mercados emergentes, tener la mejor y más reciente tecnología es un factor importante, dato que respaldan los hallazgos de Forrester para 2016, los cuales señalan la existencia de un gran número de empleados móviles que consideran que serían más productivos si pudieran elegir su dispositivo de trabajo.

En el estudio Evolving Workforce, también podemos apreciar que 25% de los empleados a nivel global creen que la tecnología acerca a las personas, 76% sienten que la tecnología ha tenido influencia en la manera en que trabajan, y algunos sienten que la tecnología que se encuentra a su alcance los mantiene rezagados en su productividad y ha entorpecido su crecimiento profesional.

Esto último es un pilar que fortalece la inquietud de los empleados por ser ellos quienes elijan el dispositivo más conveniente para desarrollar sus funciones, ya sea en el hogar o en la oficina. Según el informe, menos de la mitad de los empleados a nivel global sienten que quienes toman las decisiones en los departamentos de TI dentro de sus organizaciones toman en cuenta la opinión de los empleados cuando eligen la tecnología, al tiempo que más de la mitad utilizan dispositivos personales para propósitos de trabajo o esperan hacerlo en el futuro.

Sin duda alguna, permitir a los empleados traer sus propios dispositivos al trabajo (impulsar y difundir las tendencias de BYOD, dentro de las empresas) puede liberar presión a los tomadores de decisiones de TI en cuanto a la provisión de tecnología toda vez que los empleados esperan tener este beneficio ahora o en el futuro.

Sin embargo, actualmente esto sigue representando un riesgo tanto para el trabajador como para las organizaciones, pues mientras que 57% de las compañías a nivel global permiten la tendencia BYOD, sólo 27% de ellas proporcionan seguridad para los dispositivos personales.

Con base en todos los datos expuestos hasta ahora, es evidente que las empresas y organizaciones deben transformarse lo antes posible si desean mantener su existencia en futuras generaciones. Deben proporcionar a sus fuerzas de trabajo las herramientas tecnológicas necesarias para mantener sus niveles de efectividad, creatividad y productividad al máximo sin importar si se encuentran dentro o fuera de la oficina tradicional. Esto requiere un reajuste de los modelos actuales hacia esquemas híbridos de trabajo remoto, espacios de coworking, y la erradicación del hacinamiento en búsqueda de una mejor calidad de vida para todos.
Las organizaciones deben pensar en implementar estrategias 360° de TI que incluyan todos los aspectos desde la inversión en los dispositivos móviles de cómputo para sus empleados hasta la administración segura de información sensible dentro y fuera de la red de la compañía. Es imperativo consultar la experiencia de los fabricantes y proveedores de TI y escuchar sus propuestas acerca de la mejor tecnología para el negocio en una perspectiva punto-a-punto que incluya los dispositivos de cómputo móviles y de escritorio adecuados, que soporten las tecnologías más recientes de nube y big data; y además cuenten con soluciones integrales en la protección de datos de forma centralizada. La mejor manera de caminar hacia el futuro es brindar a las fuerzas de trabajo las mejores herramientas para encarar las tendencias del mañana.

1 Estudio: Evolving Workforce Research 2014, TNS Global. www.Dell.com/evolvingworkforce – http://futurereadyworkforce.dell.com/the-office-is-still-king/

2 “Forrester’s 2016 Tech Predictions”, Noviembre de 2015, http://futurereadyworkforce.dell.com/wp-content/uploads/2016/01/2016-Predictions-Forrester-Study.pdf