Por Viviana Repetto, Gerente de Consultorí­a de Procesos, Lexmark México

Las empresas tienen en este esquema una forma de evitar el gasto excesivo en impresión

La industria de la impresión tiene dos grandes oportunidades frente a ella. Una es la digitalización; la otra, los servicios de outsourcing o sistemas administrados de impresión.

El servicio de outsourcing de impresión se basa en la renta de equipos y el cobro por hoja impresa a una compañí­a, lo que permite gastar exactamente lo que se utiliza en impresión y no comprar más consumibles de los necesarios, lo cual, en un escenario de almacenamiento inadecuado, podrí­a ser una pérdida al hacer que los consumibles se caduquen, dañen o pierdan.

Esta situación se produce principalmente porque las compañí­as veí­an a la impresión como un gasto importante que no se podí­a evitar. El dinero que se utilizaba en impresoras, el papel que gastaban, los consumibles y todo lo que rodea a este mercado era considerado y presupuestado como un gasto necesario al igual que la electricidad que estos equipos consumen en las oficinas.

Lo que las grandes empresas y las PyMEs han descubierto es que la opción de sistemas administrados de impresión puede representar un ahorro importante, además permite a los proveedores del servicio tener un mejor acompañamiento del cliente, al permitir que se asesore en las mejores prácticas de impresión y se logren ahorros de tiempo y esfuerzo en flujos de trabajo y dinero en equipos y consumibles.

Esta separación de la administración de los recursos de impresión permite que las empresas que lo utilizan dediquen recursos a su negocio principal, sin descuidar aspectos de operación y mejorando la distribución del flujo de caja. Esto representa un ahorro significativo que puede llegar hasta el 30% en gastos relacionados con impresión.

El complemento para este tipo de práctica es el establecimiento de polí­ticas de impresión basadas en el ahorro y la digitalización. Por ejemplo, la impresión controlada mediante tarjetas de identificación, con lo que el usuario deberá confirmar en el dispositivo la impresión, evitando el desperdicio de papel que se enví­a a imprimir y se olvida. La opción de enviar un scan directo al correo electrónico también ayuda a esta polí­tica de ahorro.

Las compañí­as de impresión que logren poner estas opciones al alcance de sus clientes lograrán posicionarse como una empresa con una visión que trasciende el negocio convencional. Esto permitirá a todos tener un entorno más ecológico y económico, al imprimir menos y ahorrar más.